Nuevos datos a introducir en el Parte de viajeros
En Aloja360 ya enviamos el nuevo parte de viajeros a la policía.(SES.Hospedajes)
El nuevo parte de viajeros, explicado en pocas palabras:
El antiguo parte de viajeros de la Guardia Civil ya ha sido substituido por un nuevo parte a la Policía (Ministerio del Interior).
Plazo para comenzar: Junio 2023, enero 2024 , 1 octubre 2024, 2 diciembre 2024
Se requieren 2 envíos:
- Al hacerse la reserva
- Al llegar el cliente
ENVÍO 1 : Al hacer la reserva:
¿Cuando se envía?: cuando se establece un vínculo de contrato: (ver más abajo)
Cuando damos la reserva por confirmada y consideramos que ya existe un vínculo firme.
DATOS de la RESERVA:
- ID
- FECHAS: entrada, salida, fecha de contrato
- TIPO DE PAGO
- EL CLIENTE : Nombre, Apellidos, email o teléfono
Atención:
Si la reserva se hace en una OTA :
o Agencia (Booking, Airbnb, Tripadvisor, VRBO….), este envío es obligación de ellos.
Si la reserva la hacemos nosotros (reserva directa):
Nosotros somos los obligados a hacer el envío de la reserva.
¿cuando? :cuando se produce un contrato vinculante
ENVÍO 2 : Al entrar el cliente:
¿Cuándo se envía?:
En el momento de la entrada del cliente, agrupando los envíos reserva por reserva. (tenemos 24 horas desde la entrada)
DATOS de los VIAJEROS:
- Número de viajeros
DATOS. TODOS LOS VIAJEROS:
- FILIACIÓN:
- Nombre
- Apellido 1
- Apellido 2
- Tipo de Documento (DNI, pasaporte, TIE)
- Número de Documento
Fecha de Expedición(ya no se envía)- Número de soporte del documento (DNI español, NIE o certificado de residente)
- Fecha de Nacimiento
- CONTACTO:
- Dirección
- Código de Municipio
- Municipio
- Código Postal
- País
- Teléfono o email
- Parentesco (menores de edad -18 años)
- FIRMA (Mayores de 14 años)
- SI menores de 14 años, datos y parentesco proporcionados por la persona mayor de la que vayan acompañados. No tienen DNI
- Si de 14 a 18 años, datos, firma, DNI y parentesco
- Mayores de 18, datos, firma y DNI
Por tanto, todos los viajeros han de quedar registrados.
Contrato Vinculante entre viajero y alojamiento
¿Cuándo hay un contrato vinculante?:
Cuando el alojamiento da por confirmada la reserva.
Por lo que el criterio puede variar en función del alojamiento, que puede ser
- Cuando se hace la reserva,
- Cuando pasa el periodo de gracia,
- Cuando se ingresa el anticipo,
- Cuando se envía email de confirmación,
- Cuando genera gastos de cancelación, …
Concepto de contrato de Alojamiento
ENLACES NECESARIOS
Acceso oficial a SES.Hospedajes:
Plataforma SES.Hospedajes, del Ministerio del Interior
Ley RD 933/2021:
Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, por el que se establecen las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.
Procedimiento oficial:
Registro documental de viajeros
Enlace al Número de Soporte. Dónde está el número de soporte en el DNI/NIE/Certificados. Preguntas frecuentes.
APP para el registro de viajeros:
Puedes optar por dos opciones:
AlojaSCAN,
Una aplicación que específica para el manejo del parte de viajeros, el registro y el envío de forma fácil y sencilla. Te permitirá iniciarte en la digitalización de tu alojamiento.
Aloja360,
En sus diferentes modalidades, que incluye AlojaSCAN, y que te permite un manejo un poco más avanzado de las reservas, como sincronizarlas, llamar o enviar whatsapp al cliente, y estar al tanto de las reservas. Es la versión de tu agenda de papel en el móvil.
Preguntas Frecuentes
¿Que pasa si el número de viajeros no coincide con los que señalé en el primer envío de la reserva?
Tu enviaste la reserva en el momento en que se formalizó, como dice la norma. En ella indicas quién hace la reserva y cuando viene. El segundo envío hace referencia a los viajeros, donde indicas quién ha entrado.
He enviado una reserva al ministerio con 9 personas, pero a la entrada sólo han llegado 6. ¿tengo que volver a enviar la reserva?
No, ya lo hiciste al formalizarla. Los viajeros los comunicas en el segundo envío.
¿que datos se envían en el primer envío cuando se formallza la reserva?
Se envían los DATOS de la RESERVA:
ID
FECHAS: entrada, salida, fecha de contrato
TIPO DE PAGO
UN VIAJERO: Nombre, Apellidos, email o teléfono
¿cuándo tengo que enviar la reserva?
El ministerio no es muy claro al respecto, dice «en el momento de formalizar» la reserva, esto es, se entiende cuando se envía la confirmación al cliente. (suele ser después de haber recibido la señal)
La reserva la he recibido por una plataforma (Airbnb, Booking… )¿tengo que enviar la notificación?.
No, en este caso corresponde la obligación a la plataforma que donde se realiza la reserva. Sólo es obligatorio para las reservas directas.
¿Que identificador de la reserva he de darle al ministerio?.
El ministerio te pide tu identificador,propio del alojamiento, no el de la plataforma. Por ejemplo, si tienes apuntada la reserva en tu libreta, en la pagina 3, podrías darle: pagina3, línea12. En Aloja360 cada reserva tiene un identificador único., Puedes encontrarlo aquí: …
Qué cambia realmente respecto al envío a la guardia civil.
1. Ahora hay 2 envíos: uno al hacerse la reserva y otro al llegar los viajeros
2. Ahora hay más datos. En el envío 2, además de los datos del DNI se piden los datos de contacto: teléfono y correo electrónico. Municipio y Código Postal.
¿CÓMO LO HAGO?
Hay dos opciones:
Fórmula manual:
- Regístrate en SES.Hospedajes. Necesitarás un certificado electrónico o Cl@ve
- Cuando lleguen tus clientes, apunta los datos y introdúcelos en SES.Hospedajes.
Necesitarás un ordenador y usar el certificado digital cada vez.
Fórmula con ayuda de AlojaSCAN o Aloja360
Aloja te permitirán digitalizar el proceso y hacerlo mucho más fácil y fluido.
- Regístrate en SES.Hospedajes (igual que el proceso manual). Sólo tendrás que hacerlo una vez.
- Regístrate AlojaSCAN o Aloja360. Configura el registro de viajero con usuario y contraseña que te proporciona SES.hospedajes.
- Empieza a usarlo: Añade una reserva, envíale un mensaje al cliente para que complete sus datos, envía los viajeros cuando llegan.
